Die besten Todoist-Alternativen 2026: Projekte, Dokumente und Team-Zusammenarbeit
ClickUp ist 2026 für die meisten die beste Todoist-Alternative, denn sie behält die schnelle Aufgabenerfassung bei und ergänzt Dokumente, Ziele, Dashboards und Gantt-Ansichten in einer App – ab 7 US-Dollar pro Nutzer/Monat (jährlich) im Unlimited-Tarif. Todoist bleibt eine hervorragende To-do-Liste – mit 4,5 bewertet und kostenlos bzw. ab 4 US-Dollar pro Monat (Pro, jährlich) – doch der eigene Test vermerkt, dass die Kollaborationsfunktionen schlanker sind als bei Projektmanagement-Konkurrenten und dass Erinnerungen hinter dem Bezahltarif liegen. Wenn du Projekte, schriftliche Dokumente oder echte Teamkoordination brauchst, passt eines der folgenden Tools besser als eine reine Aufgabenliste.
ClickUp – die insgesamt beste Todoist-Alternative
ClickUp ist mit 4,6 bewertet und für Teams gebaut, die Dokumente, Aufgaben, Ziele und Dashboards in einer preisgünstigen App wollen. Auf einem einzigen Datenbestand bekommst du Listen-, Board-, Gantt-, Kalender- und Mindmap-Ansichten sowie integrierte Dokumente, Ziele und Whiteboards – deshalb kann sie sowohl eine Aufgabenliste als auch ein Dokumentenwerkzeug ersetzen. Die Preise reichen von Free (unbegrenzte Aufgaben, 100 MB Speicher, begrenzte Automatisierungen) über Unlimited für etwa 7 US-Dollar pro Nutzer/Monat (jährlich), Business für etwa 12 US-Dollar pro Nutzer/Monat (jährlich) mit erweiterten Automatisierungen und Stundenzetteln bis zu individuellen Enterprise-Tarifen. Die Kompromisse sind dokumentiert: Die Oberfläche kann neuen Nutzern überladen erscheinen, ein aufgeräumter Arbeitsbereich braucht echte Einrichtungszeit, und die mobilen Apps sind schwächer als die Desktop-Version.
Asana – am besten für strukturierte Teamprojekte
Mit 4,6 bewertet, eignet sich Asana für kleine und mittlere Teams, die eine flexible Projekt- und Aufgabenverfolgung brauchen. Seine Projektansichten – Liste, Board, Zeitachse und Kalender – sind ohne zusätzliche Add-ons verfügbar, und der kostenlose Tarif deckt bis zu 10 Nutzer mit unbegrenzten Aufgaben ab. Bezahltarife beginnen bei etwa 10,99 US-Dollar pro Nutzer/Monat (jährlich), während erweitertes Reporting und Zeiterfassung in einer höheren Stufe liegen. Starke Automatisierung und Integrationen mit Slack, Gmail und über 200 Apps gehören zu seiner Attraktivität. Asana ist kein Dokumentenwerkzeug: Es hat keinen so ausgefeilten integrierten Editor wie Notion, und Einzelnutzer finden die Oberfläche für einfache Aufgabenlisten womöglich schwerfällig.
Notion – am besten für Dokumente, Wikis und leichte Aufgaben
Notion ist mit 4,6 bewertet und hier die stärkste Option für schriftliche Arbeit: Seiten, Wikis, Datenbanken und leichte Aufgabenverfolgung teilen sich eine Leinwand. Es passt zu Einzelpersonen und Teams, die Dokumente, Wikis und Datenbanken an einem Ort wollen. Der kostenlose Tarif deckt Einzelpersonen mit unbegrenzten Seiten und 7 Tagen Seitenverlauf ab. Plus ergänzt unbegrenzte Blöcke, 30 Tage Verlauf und bis zu 100 Gäste für etwa 10 US-Dollar pro Platz/Monat (jährlich); Business ergänzt SAML SSO, private Teamspaces und 90 Tage Verlauf für etwa 15–18 US-Dollar pro Platz/Monat (jährlich). Notion AI ist ein kostenpflichtiges Add-on für rund 8–10 US-Dollar pro Platz/Monat. Rechne mit langsamerer Leistung in sehr großen Arbeitsbereichen, einer steileren Lernkurve als es zunächst scheint und schwächerem Offline-Support.
Todoist – der Maßstab, den du vielleicht nicht verlassen musst
Todoist ist das Tool, von dem dieser Leitfaden wegführt, und es ist in seinem Bereich weiterhin hervorragend: mit 4,5 bewertet, ist es eine schnelle, fokussierte Aufgabenliste mit Schnelleingabe in natürlicher Sprache sowie leistungsstarken Filtern und Labels. Der Preis ist kostenlos bzw. ab 4 US-Dollar pro Monat (Pro, jährlich). Die Grenzen, die Leute woanders hintreiben, sind struktureller und nicht kosmetischer Natur. Erinnerungen und einige Ansichten sind hinter dem Bezahltarif gesperrt, es gibt keinen integrierten Kalender – du musst Google Calendar oder Outlook anbinden – und die Kollaborationsfunktionen sind schlanker als bei Projektmanagement-Konkurrenten. Bleib bei Todoist, wenn es bei deiner Arbeit vor allem darum geht, eigene Aufgaben schnell zu erfassen und zu erledigen.
Airtable – am besten, wenn deine Aufgabenliste eigentlich eine Datenbank ist
Wenn deine To-do-Liste in Wahrheit ein Tracker mit Status, Verantwortlichen und Fristen ist, hat Airtable die bessere Form. Mit 4,6 bewertet, ist es für Teams gebaut, die aus Tabellenkalkulationen herauswachsen und eine flexible, visuelle Datenbank wollen, mit der du Tracker, CRMs und Redaktionskalender ohne Code baust. Ansichten umfassen Raster, Kanban, Galerie und Kalender, und Automatisierungen werden unterstützt. Der Preis ist kostenlos oder ab 20 US-Dollar pro Platz/Monat (Team, jährlich). Zwei Warnungen aus dem Test: Der Preis pro Platz wird teuer, wenn Teams wachsen, und Interface-Ansichten und Anhänge zählen gegen die Limits der Bezahltarife.
Quellen & Methodik
Für diesen Leitfaden verwendete offizielle Preisseiten: https://clickup.com/pricing https://asana.com/pricing https://www.notion.com/pricing https://todoist.com/pricing https://www.airtable.com/pricing Preis- und Funktionsdaten am 2026-09-25 aus den offiziellen Preisseiten der Anbieter verifiziert. Tarifnamen, Preise, Bewertungen und Funktionsangaben oben stammen aus den von StackScout geprüften Tool-Datensätzen zu jedem Produkt; Bewertungen sind unsere redaktionellen Punkte und keine Angaben der Anbieter.
Unser Fazit
Wenn du über eine reine Aufgabenliste hinausgewachsen bist, starte mit ClickUp: Es deckt Projekte, Dokumente, Ziele und Dashboards ab 7 US-Dollar pro Nutzer/Monat (jährlich) ab und behält die schnelle Erfassung, die Todoist angenehm macht. Wähle Asana für strukturierte Team-Lieferung, Notion, wenn schriftliche Dokumente und Wikis wichtiger sind als Zeitachsen, und Airtable, wenn deine Arbeit eine Datenbank ist. Bleib bei Todoist, wenn du nur Aufgaben erfassen und erledigen musst.
