Die besten Airtable-Alternativen 2026 für geringere Kosten pro Arbeitsplatz

Airtable — insgesamt die beste Wahl für flexible visuelle Datenbanken

Airtable, bewertet mit 4,6, ist die erste Wahl, weil es das mentale Modell der Tabellenkalkulation beibehält, das Ihr Team bereits kennt, und darunter eine echte Datenbank ergänzt: Grid-, Kanban-, Galerie- und Kalenderansichten über dieselben Datensätze. Es passt genau auf dieses Szenario – Teams, die Tabellenkalkulationen entwachsen sind und eine flexible, visuelle Datenbank für Tracker, CRMs und Content-Kalender ohne Code wollen – und seine klare, farbenfrohe Oberfläche sorgt dafür, dass nicht-technische Kolleginnen und Kollegen schnell damit zurechtkommen. Der Haken sind Kosten und Skalierung: Die Preisgestaltung reicht von Kostenlos / ab 20 $ pro Arbeitsplatz/Monat (Team, jährlich), Schnittstellenansichten und Anhänge zählen gegen die Limits der bezahlten Tarife, der Preis pro Arbeitsplatz wird teuer, je größer das Team wird, und in sehr großem Maßstab ersetzt es keine vollständige Datenbank.

Notion — die beste Wahl für dokumentenorientierte Teams, die einen niedrigeren Preis pro Arbeitsplatz wollen

Notion ist am ehesten eine direkte Alternative für Teams, die Datenbankfunktionen ohne Airtables Preis wollen. Mit 4,6 bewertet, lautet die Preisgestaltung Kostenlos / Plus 10 $ pro Arbeitsplatz/Monat (jährlich): Der kostenlose Tarif deckt Einzelpersonen mit unbegrenzten Seiten und 7 Tagen Seitenverlauf ab, während Plus unbegrenzte Blöcke, 30 Tage Verlauf und bis zu 100 Gäste ergänzt. Datenbanken liegen auf derselben Arbeitsfläche wie Dokumente, Wikis und Aufgaben, sodass Sie selten ein zweites Abonnement benötigen. Die ehrlichen Einschränkungen aus unserem Test: Bei sehr großen Workspaces kann es langsam und aufgebläht werden, die Lernkurve ist steiler, als es zunächst scheint, und die Offline-Unterstützung ist schwächer als bei spezialisierten Tools. Notion AI ist ein separates Add-on (etwa 8–10 $ pro Arbeitsplatz/Monat).

ClickUp — das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für funktionshungrige Teams

ClickUp, bewertet mit 4,6, ist der günstigste Weg zu einem einzigen bezahlten Workspace für Aufgaben, Dokumente, Ziele und Dashboards: Die Preisgestaltung lautet Kostenlos / ab 7 $ pro Nutzer/Monat (Unlimited, jährlich), und der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzte Aufgaben, 100 MB Speicher und begrenzte Automatisierungen. Ein Datensatz treibt Listen-, Board-, Gantt-, Kalender- und Mindmap-Ansichten an, und integrierte Dokumente, Ziele und Whiteboards verringern die Zahl der separaten Tools, für die Sie bezahlen – das Wertargument, das unser Test hervorhebt. Die Kompromisse sind real: Die Oberfläche kann für ganz neue Nutzer überladen und langsamer wirken, die Konfiguration kostet Zeit, und die mobilen Apps sind schwächer als das Desktop-Erlebnis. Business, bei etwa 12 $ pro Nutzer/Monat (jährlich), ergänzt erweiterte Automatisierungen, Zeiterfassung, Auslastung und SSO.

Todoist — wenn die „Datenbank“ eigentlich nur eine Aufgabenliste ist

Manche Teams greifen zu Airtable, obwohl eine geteilte Aufgabenliste genügen würde. Todoist, bewertet mit 4,5, ist die fokussierte Option: Schnelleingabe in natürlicher Sprache, ein klares, ablenkungsfreies Design auf Web, Desktop und Mobilgerät sowie Filter und Labels zum Organisieren großer Listen. Die Preisgestaltung lautet Kostenlos / ab 4 $ pro Monat (Pro, jährlich), und es eignet sich für Einzelpersonen und kleine Teams, die Geschwindigkeit über Struktur stellen. Grenzen sollte man kennen: Erinnerungen und einige Ansichten sind dem bezahlten Tarif vorbehalten, ein integrierter Kalender fehlt, und die Kollaborationsfunktionen sind schlanker als bei Projektmanagement-Konkurrenten. Wenn Sie Zeitpläne, Dokumente und Beziehungen zwischen Datensätzen brauchen, hat Todoist die falsche Form – aber zum Erfassen und Erledigen von Aufgaben ist es eines der am schnellsten zu erlernenden Tools.

Wie Sie zwischen ihnen wählen

Passen Sie das Tool an die Aufgabe an, nicht an die Funktionsliste. Wenn Ihr Team eine visuelle Datenbank mit mehreren Ansichten über dieselben Datensätze braucht, ist Airtable die stärkste Wahl und für nicht-technische Nutzer am leichtesten zu erlernen – akzeptieren Sie ab 20 $ pro Arbeitsplatz/Monat (Team, jährlich) als echten Einstiegspreis. Wenn Datenbanken neben Dokumenten und Wikis stehen, kostet Notion Plus mit 10 $ pro Arbeitsplatz/Monat (jährlich) weniger pro Arbeitsplatz und bündelt Tools – vorausgesetzt, Sie planen Zeit für die Lernkurve ein. Wenn Aufgaben, Ziele und Dashboards wichtiger sind als die Datensatzstruktur, ist ClickUp ab 7 $ pro Nutzer/Monat (Unlimited, jährlich) der günstigste bezahlte Einstieg, und Todoist ab 4 $ pro Monat deckt reine Aufgabenlisten ab.

Quellen und Methodik

Offizielle Preisseiten der in diesem Leitfaden vorgestellten Tools: Airtable: https://www.airtable.com/pricing Notion: https://www.notion.com/pricing ClickUp: https://clickup.com/pricing Todoist: https://todoist.com/pricing Bewertungen und Empfehlungen in diesem Leitfaden stammen aus unseren veröffentlichten Tests der jeweiligen Tools auf dieser Website. Preis- und Funktionsdaten wurden am 25.09.2026 anhand der offiziellen Preisseiten der Anbieter überprüft.

Unser Fazit